標準作業流程編寫(SOP)

國立臺南藝術大學 標準作業流程編寫(SOP)說明
一、說明
目前推動SOP在於先行檢視目前作業流程，由於流程改善是一場不能停止的奮戰，必須在穩定的環境下盡量強化流程，直到無法再加強時就是獲致成果的階段了。

若如果沒有資訊科技的力量，企業再造就只是空談，反過來說，資訊科技若是沒有管理層面的支撐整合的話， 也無法發揮資訊科技的最大效益(Hammer,1993)。
因此目前我們要先做的是將目前的流程繪製出來，做成SOP，才會有改善的範本，然後再針對目前的流程，提出新的作業流程，以系統訪談時提出討論，以便在未來開發系統時，獲得大躍進式的改善。因此我們對整個流程的改善，要有正確認知：
不是組織的縮編：所刪除的是不必要的工作，而非人員或職位。
不是指改組：其強調的重點是如何完成工作，而不是改變組織裡的結構。
是革新：不是只風行一時的潮流，或是曇花一現的新偏方。
是一個革命性的新原則：工作流程的設計並不是以階層式管理或勞務的專業化為基礎，而是奠基於流程之間完美的銜接、環環相扣，創造出符合需求的價值。
二、範例



三、流程圖之繪製
流程定義：「運用資源以製造產品或提供服務的一連串作業活動」。
流程依照其重要性可分為下列四種型式，核心流程、主要流程、支援流程及管理流程。
n 核心流程：爲達成企業策略或組織目標的流程，n 通常企業內的核心流程有產品開發流程、訂單滿足流程。
n 主要流程：爲與n 顧客直接接觸的流程，n 如產品配送等。
n 支援流程：係指n 支援與n 完成主要流程所需的流程，n 如人力資源流程、製造規劃流程。
n 管理流程：爲協調主要流程與n 支援流程的流程，n 如品質管理流程。
使用流程圖的目的，主要希望專案小組的成員問題的討論可以聚焦，不至於太發散問題而使討論問題的效率降低藉由流程圖審視工作流程及責任職掌，並了解工作步驟上下游間的關係。
使用流程圖的好處如下：
n 使專案人員清楚瞭解現行企業運作流程，n 現行作業流程主要是在於描述企業現行作業方式，n 現行作業流程圖便是系統分析的重要根據，n 在於未來的資訊系統設計之際，n 依據現行作業流程圖分析及改善產生的未來作業流程圖便能進行系統需求分析。
n 流程圖協助專案小組成員從全流程的觀點來看問題，n 不n 至於僅從自己部門的觀點來看問題，n 思維模式從部門的觀點提升到全流程的系統觀來看問題，n 有助於凝聚成員的共識，n 解決根本問題，n 拉近經營者和下屬的距離。
n 可以根據彼此同n 意且一致的流程圖來討論問題，n 不n 至於專案小組成員因為彼此對n 於流程不同n 的錯誤認知，而n 從不同n 流程圖的觀點來談論問題，n 造成紛擾。
n 流程圖就如同n 地圖一樣，n 當彼此在一張攤開來的流程圖來談問題時，n 可以清楚的了解發問者的本意，n 不n 至於憑空想像，n 並且可以幫助與n 會者專注於發問者所談論的問題。
因現行作業流程圖與現行作業之偏差會影響到專案人員的認知，也會影響到後續建立的未來作業流程圖之可行性。建立現行作業流程圖時必須符合以下條件：
n 清晰易懂。
n 完整呈現。
n 清楚簡捷，n 避免增加流程分析的複n 雜度。
n 必須與n 所收集的資料及訪談記錄相符。
n 完整表達現況流程所包含之資料。
n 流程小組的成員，n 必須對n 每個流程具有相同n 的定義與n 內容，n 使用共同n 的表達方式。
基本流程圖圖示

圖示(範例) 名稱 說明 功能別
終端子 表示流程的開始或結束 輸入(Input)
準備 處理的修改，如設定切換或起始程式 輸入(Input)
手動輸入 手動輸入的資料，如鍵盤、條碼讀取器 輸入(Input)
卡片 由卡片輸入的資料 輸入(Input)
程序 任何處理的功能 程序(Process)
預先定義的程序 預先定義的程序，以命名的程序，子流程或模組 程序(Process)
迴圈限制 表示程序迴圈開始重複執行 程序(Process)
決策 流程圖中兩個或多個流程路徑之間的決策點 決策(Decision)
文件 可由個人讀取的資料 輸出(Output)
資料 代表流程圖中任何資料類型 輸出(Output)
連續資料 連續存取的資料，如儲存在磁帶上的資料 輸出(Output)
直接資料 可直接存取的資料，如儲存在磁碟機上的資料 輸出(Output)
顯示 顯示供閱讀的資料，如電腦螢幕或投影機上的資料 輸出(Output)
儲存的資料 任何儲存的資料類型 儲存(Store)
內部儲存體 內部儲存體裝置 儲存(Store)
紙帶 儲存在紙帶上的資料 儲存(Store)
連接線 用以連接兩個圖示
平行模式 兩個或多個平行作業的同步化
頁面上的參考 在同一頁面上的流程，可轉移至空白處再行繪製
換頁參考 換到指定的頁繼續。

以上圖示包含了下列幾種功能：
n 輸入(Input)：用以表示流程所需的材料或輸入的資料。
n 程序(Process)：流程的處理，n 負責調節輸入對n 輸出的轉化。
n 輸出(Output)：由一項流程所產生的結果。
n 儲存(Store)：用以儲存資料或結果。
n 決策(Decision)：用來判定流程的程序。